Kuoronjohtaja Anni Hintsala, anni.k.hintsala@gmail.com
Kuoronjohtaja Matias Lahti, lahti.matias@outlook.com, 050 3466394
Lapsen ääni -kuoron tukiyhdistys,
puheenjohtaja Eveliina Kinnunen 040 8313043, pjlapsenaani@gmail.com
sihteeri Taina Mattila, 044 5691854, sihteeri.lapsenaani@gmail.com
Tietosuojaseloste
1a Rekisterinpitäjä
Lapsen ääni -kuoron tukiyhdistys ry
Riihivuorentie 140, 40950 Muurame
040 8313043 /Eveliina Kinnunen
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Taina Mattila, tukiyhdistyksen sihteeri
sihteeri.lapsenaani@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Lapsen ääni -kuoron osallistujarekisteri, kuoroyhdistyksen jäsen- ja kannattajajäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Osallistujarekisterin tarkoitus on kerätä tarpeellinen tieto Lapsen ääni -kuoroon ilmoittautuneista. Tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, opetuksen järjestäminen, leiripäivien ruokailu, konsertti- ja leirikyytien järjestäminen, laskutus, kuvien julkaiseminen kuoron ulkoiseen viestintään käyttämissä kanavissa (mm. Facebook, Instagram ja nettisivut) sekä muussa mediassa.
Jäsen- ja kannatusjäsenrekisterin tarkoitus on jäsenasioiden hoitaminen. Jäsentietojen ja jäsenmaksutietojen käsittely ja seuranta sekä jäsenistöä koskevien tilastotietojen kerääminen. Yhdistyksen toiminta, kuten jäsentiedotteiden lähettäminen, yhteydenpito jäseniin ja kokouskutsujen tiedoksi antaminen jäsenille edellyttävät jäsentietojen käsittelyä, joten kyseisen rekisterin muodostaminen on tarpeellista ja asianmukaista.
5. Rekisterin tietosisältö
Osallistujarekisterin tietosisältö:
- Lapsen nimi ja syntymävuosi
- Tasoryhmä
- Huoltajan nimi ja puhelinnumero
- Osoite
- Huoltajan sähköpostiosoite
- Kuvauslupatiedot
- Erityisruokavalio
Jäsen- ja kannattajajäsenrekisterin tietosisältö:
- Tieto jäsenyydestä tai kannattajajäsenyydestä
- Nimi (yksityishenkilö tai yritys)
- Puhelinnumero
- Osoite
- Sähköpostiosoite
- Tieto maksetusta jäsenmaksusta
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilörekisteriin kirjattavat tiedot saadaan huoltajan ja/tai jäsenen omalla ilmoituksella ilmoittautumis – ja kuvauslupalomakkeen, whatsupp-viestin tai sähköpostin kautta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Osallistujarekisterin tietoja luovutetaan välttämättömin osin vain kuoronjohtajan, tukiyhdistyksen hallituksen puheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan käyttöön.
Lisäksi osallistujarekisterin avulla voidaan laatia nimilistoja erillisiin kuorotapahtumiin (esim. kuoroleirit ja kuoromatkat) liittyvien järjestelyjen organisoimiseksi tapahtumista vastaavan henkilön käyttöön.
Kuoron rahastonhoitajalle luovutetaan nimet, sähköpostiosoitteet ja osoitteet toimintamaksujen laskutusta varten. Perusteena jäsenyyden hoitaminen (rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen toimeenpano).
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yksittäisen osallistujan tai jäsenen yksilöiviä tietoja ei luovuteta. Jäsenrekisteristä koottuja tilastotietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen maailmanlaajuiselle kattojärjestölle ja sisarjärjestöille esimerkiksi toiminta-avustuksien anomiseksi tai harrastajien kokonaismäärien toteamiseksi.
Poikkeus tietojen siirtoon on Google Drive -palvelu, jossa rekisteritietoja säilytetään. Google Inc. voi tallentaa käyttöehtojensa mukaisesti tallennettuja tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google Inc. kuuluu Privacy Shields -yritysten listaan, jolla on GDPR:ään rinnastettava tietosuoja. https://www.privacyshield.gov/list
9. Tietojen säännönmukainen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Kuorolaisen jäsenyyden päättyessä tiedot hävitetään. Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Valokuvien käyttöoikeudet jäävät kuoroyhdistykselle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
- Manuaalinen aineisto
Kaikki jäsentieto pyritään säilyttämään sähköisessä muodossa
- ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tietoja säilytetään Google Drive -palvelussa, jossa ne on suojattu asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajalla, sihteerillä ja rahastonhoitajalla sekä kuoronjohtajalla on rekisteriin pääsyoikeus.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
– Oikeus tarkistaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa.
– Oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan tiedon korjaamista.
– Oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Tätä oikeutta ei kuitenkaan sovelleta, mikäli rekisterinpitäjällä on tarve tietojen käsittelyyn tietosuoja-asetuksen artiklan 17 kohdan 3 jonkin perusteen mukaisesti.
– Oikeus rajoittaa henkilörekisteriin talletettujen tietonsa käsittelyä, jos jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 18 kohdan 1 tapauksista täyttyy (esim. jos tiedot eivät pidä paikkaansa tai käsittely on lainvastaista). Kaikkia edellä mainittuja oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan Lapsen ääni -kuoron tukiyhdistys ry:n sihteerille sähköpostitse. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.